| caractéristiques WIP29

Fonctionnalités

Gestion des activités

Gérez vos spectacles, visites, résidences, cours, affectations d’espaces et tout type d’activité culturelle de manière agile et simple, avec toutes vos informations centralisées dans une seule base de données.

Programmation

Il met en place différents types d’activités : spectacles, cours, résidences, pétanques, locations d’espaces, lectures, laboratoires, etc.
Fonctionnalités spécifiques pour certains types d’activités (spectacles, spectacles en tournée, cours, résidences et location d’espace)
Attribuer des étiquettes de valeur au groupe en fonction de sujets spécifiques (festivals, cycles,...),
Filtrer les activités par type, étiquettes, saisons, années ou dates spécifiques

Spectacles et concerts

Créez tous les spectacles dans votre espace ou votre entreprise
Définir la paternité, le genre, le type de production, la durée et la langue
Assigner tous les participants du salon en fonction de leur catégorie (auteur, direction, concepteurs, techniciens, etc.)
Attribuez le théâtre où cela sera fait via le fichier de théâtre
Établit les conditions de la billetterie, le pourcentage ou la billetterie, les dépenses liées à la billetterie et le droit d’auteur
Filtrer les spectacles, les étiquettes, les théâtres, les genres, les types de production, les saisons, les années et les dates spécifiques
Intégrez-le à votre système de vente et téléchargez vos billets si vous êtes le promoteur ou signalez les détails de votre billetterie si vous allez dans un autre théâtre

Spectacles en tournée

Créez un spectacle et contrôlez son statut (pré-réservation, réservation, confirmation, etc.)
Attribuez le théâtre où cela sera fait via le fichier de théâtre
Définir les conditions de box-office ou de billetterie pour chaque fonction
Informe du soutien possible des administrations (programa.cat, stalles, etc.)
Assigner tous les participants du spectacle en tournée en fonction de leur catégorie
Générer une feuille de route du spectacle en tournée
Générez un budget par spectacle ou pour tout au long de la tournée
Filtrer par lieu, spectacle, budget, saison, année et dates spécifiques
Automatiser la facturation du spectacle en tournée au conseil municipal et aux administrations

Cours et ateliers

Créer un cours et définir les sessions, la quantité de cours et les heures à effectuer
Créer des classifications des cours en fonction du type et de la spécialité
Générer différentes réductions pour les inscriptions
Assigner les enseignants et leur coût
Inscrivez et sélectionnez les étudiants avec toutes leurs données
Gardez une trace bien sûr, des inscriptions et des paiements de frais
Facturer automatiquement tous les montants pour chacun des étudiants
Envoyer le certificat de cours aux étudiants
Afficher l’historique des cours de chaque étudiant
Filtrer par étiquettes, type de cours, spécialité, saison, année ou dates spécifiques

Calendriers

Créer les espaces où les activités seront réalisées (salles de répétition, salles d’exposition, salles de classe, lieux extérieurs, etc.)
Voir les processus de travail (phases) des activités (répétitions, montages, conférences de presse, expositions, etc.) dans le calendrier
Différentes vues de calendrier : format de programmation, hebdomadaire, mensuel, espaces et format d’ordre du jour
Filtrer les calendriers par type d’activité, étiquettes, espaces et activités spécifiques

Intégration avec les systèmes de vente

Intégrez les systèmes de vente de vos spectacles et activités sur le wip et téléchargez les billets et les réservations en temps réel
Utilisez votre propre système de billetterie wip pour les cas où vous en avez besoin
Si vous ne vendez pas vos billets directement, remplissez les coordonnées de la billetterie qui vous sont envoyées par le théâtre.

Ventes en temps réel

Avoir tous vos spectacles et activités en un seul endroit pour suivre par saison, année ou dates spécifiques
Visualisez facilement les achats du jour et aussi par année, saison ou entre des dates spécifiques
Gardez une trace de la vente à l’avance et des réservations de tous vos spectacles en voyant la variation quotidienne

Gérer les entrées

Faites la liquidation au box-office de vos spectacles
Automatisez l’envoi hebdomadaire d’espions
Contrôler les coûts du système de billetterie et des différents canaux
Automatisez les revenus des entrées par date d’exploitation jusqu’à l’administration
Faites n’importe quel type de rapport ou de statistiques liés à la vente de billets

Gestion des billets et billetterie

Automatisez tous les processus liés aux billets de vos spectacles, soit en les intégrant au système de vente de votre entité, soit en saisissant manuellement les ventes sur le wip.

Gestion du personnel

Enregistrez les horaires de vos travailleurs, affectez-les à vos activités et respectez la loi d’enregistrement.

Gestion des travailleurs

Générez le fichier de votre personnel et de votre assistance
Créer votre calendrier de travail
Contrôler les différents types de contrats et leurs échéances
Centralisez les détails de votre personnel en un seul endroit

Journal des heures

Affecter le personnel à des activités avec des tâches et des horaires qu’ils doivent faire
Enregistrez facilement les heures travaillées
Supprimer le rapport de présence pour la signature de la loi sur l’enregistrement du temps

Gestion du travail

Contrôler les inscriptions du personnel et les résiliations d’affiliation et les envoyer au gestionnaire
Calculer les montants de rémunération en fonction des heures travaillées
Envoyer au gestionnaire les informations pour la paie
Téléchargez les paies à wip et envoyez-les par e-mail au personnel

Agenda

Créez votre propre base de données en unifiant tous les contacts
Segmentez et organisez les contacts en groupes et attribuez-leur des étiquettes
Vous pouvez savoir en un seul clic à quelles activités tous les contacts ont participé
Communiquez facilement en envoyant des e-mails à partir de vos listes de contacts
Gestion des contacts des écoles, des étudiants, des compagnies et des théâtres

Public

Obtenez toutes les données des acheteurs en intégrant votre système de vente à wip29
Analysez et créez des rapports de votre audience en fonction des données pertinentes qu’ils vous ont fournies
Extraire excelle pour connaître les contacts qui veulent recevoir votre newsletter

Fournisseurs et clients

Centraliser les données de tous les fournisseurs et clients afin de communiquer rapidement
Contrôlez les transactions que vous avez effectuées avec tous vos fournisseurs et clients
Faites des fournisseurs et des clients liés aux contacts à votre agenda

Intégration avec Mailchimp

Lier les contacts avec mailchimp pour leur envoyer des newsletters en fonction des segmentations.
Si vous n’utilisez pas Mailchimp, exportez un Excel avec vos contacts et importez-le dans votre système d’expédition et de marketing.

Gestion des contacts

Gérez tous vos contacts et reliez-les à vos activités. Vous pouvez toujours avoir les détails de n’importe quel contact à portée de main et communiquer facilement avec eux.

Gestion administrative

Organisez la gestion de votre entité et contrôlez les dépenses et les revenus en fonction des différents types d’activités ou de budgets que vous générez. Faites vos factures via wip et exportez les données vers n’importe quel programme de comptabilité.

Comptabilité et facturation

Contrôle le budget général de l’entité, le budget de la structure et ceux des activités
Entrez facilement tous les types de documents économiques sans connaissances comptables préalables
Dupliquez les factures et les paies suivantes afin de ne pas avoir à les saisir à chaque fois
Émettez vos factures avec votre logo à partir de l’e-mail et envoyez-les aux clients
Automatisez les revenus des billets vendus, des factures des spectacles en tournée et des inscriptions aux cours
Exportez toutes les données dans votre comptabilité ou envoyez-les à votre conseiller

Portefeuille

Contrôlez tout ce que vous devez aux fournisseurs et ce que les clients vous doivent aux dates d’échéance
Trier les paiements à partir de wip, exporter le fichier sepa et payer de la banque
Débit direct de vos collections du wip

Budgets / Analytique

Créez vos concepts analytiques pour analyser comment vous voulez les activités
Budgétisez les activités une par une ou regroupez-les
Dépenses de structure budgétaire et frais généraux
Établir un budget général sur mesure pour l’entité; pour les années, les saisons, les périodes spécifiques ou toutes en même temps
Effectuer un suivi analytique des budgets et des activités pendant que vous comptez la documentation économique
Analyser les écarts

Gestion des subventions

Créer et contrôler des subventions
Reliez les concepts du formulaire de subvention à vos concepts analytiques et montez la subvention en un seul clic
Passez par l’audit wip pour voir si les dépenses s’ajoutent à une subvention
Modifiez et supprimez facilement les enregistrements au sein de la subvention
Exporter les comptes justificatifs selon les formulaires des administrations